Hyväksyntäkäytännöt määrittävät, mitkä laskut hyväksytään automaattisesti ja mitkä vaativat henkilön hyväksynnän. wamo ajaa käytäntösi jokaiselle laskulle, joten kun sääntösi on määritetty, mitään ei makseta ilman pyytämääsi hyväksyntää. Käytännöt luo ja niitä muokkaa pääkäyttäjä (Admin) Payables-asetuksissa.
Jos et ole luonut yhtään käytäntöä, jokainen lasku odottaa pääkäyttäjän (Admin) hyväksyntää. Tämä on hyvä tapa aloittaa siksi aikaa, kun tiimisi totuttelee Payables-osioon.
Käytännön luominen
Tarkista olemassa olevat käytäntösi kohdassa Settings (Asetukset) tai valitse Add new (Lisää uusi), ja sen jälkeen:
Nimeä käytäntö. Selkeä nimi helpottaa tulevaa hallinnointia. Lausemuotoinen rakennustyökalu näyttää sääntösi selkein sanoin siten kuin se edistyy.
Aseta ehto. Valitse kenttä, kuten Amount (Summa), valitse vertailuoperaattori — esimerkiksi greater than or equal to (suurempi tai yhtä suuri kuin) — ja syötä arvo. Rakennustyökalu näyttää kaikki käytettävissäsi olevat kentät ja operaattorit.
Valitse mitä tapahtuu. Valitse Add approval (Lisää hyväksyntä) ja valitse hyväksyjä, tai valitse Auto-approve (Automaattinen hyväksyntä), jos kyseinen ehto ei vaadi erillistä hyväksyntää.
Aseta prioriteetti. Jos lasku voi sopia useampaan kuin yhteen käytäntöön, asettamasi prioriteetti ratkaisee, mitä niistä sovelletaan.
Esimerkki. Kun vaaditaan hyväksyntä suuremmille laskuille: aseta kentäksi Amount, valitse greater than or equal to ja syötä 2 000. Valitse sitten Add approval ja valitse hyväksyjä — vaikkapa Avery. Mikä tahansa vähintään 2 000 euroa oleva lasku vaatii nyt Averyn hyväksynnän ennen kuin sen voi maksaa.
Auto-approve (Automaattinen hyväksyntä)
Valitse ehdolle Auto-approve, kun et vaadi hyväksyntää — tämä on hyödyllistä luotettaville, pienen summan tai toistuville laskuille, jotka täyttävät määrittelemäsi säännön.
Jos pyörität yritystä yksin, Auto-approve-käytäntö siirtää laskut suoraan tilaan Ready to pay (Valmis maksettavaksi) heti, kun olet tarkistanut ne.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä ehtoja voin käyttää?
Settings-osion käytäntöjen rakennustyökalu listaa jokaisen kentän ja operaattorin, joten voit yhdistellä niitä oman prosessisi mukaan.
Mitä jos lasku sopii useampaan kuin yhteen käytäntöön?
Käytäntöä, jolla on korkein prioriteetti, sovelletaan. Asetat prioriteetin silloin, kun luot tai muokkaat käytäntöjäsi.
Mitä jos lasku ei sovi mihinkään käytäntöön?
Se jää odottamaan pääkäyttäjän (Admin) hyväksyntää.
Voiko hyväksyjä hyväksyä oman laskunsa?
Kyllä. Jos haluat toisen henkilön kuittaavan sen, luo käytäntö, joka ohjaa kyseiset laskut eri hyväksyjälle.
Saanko ilmoituksen, kun lasku vaatii hyväksyntääni?
Et vielä — ilmoitukset ovat kehitteillä. Tarkista For approval (Hyväksyttävät) -välilehti aina, kun kirjaudut wamoon.