Payables-osiolla on viisi omaa rooliaan, jotka pääkäyttäjä (Admin) määrittää Payables-asetuksissa. Ne ovat erillään yleisistä wamo-tiiminjäsenten käyttöoikeustasoista (Director, Manager & Accountant, Employee). Ainoa paikka, jossa nämä kaksi kohtaavat, on maksun vapauttaminen, mikä selitetään alla.
Roolit
Rooli | Tyypilliset käyttöoikeudet |
Admin (Pääkäyttäjä) | Täydet oikeudet — hallitse asetuksia, rooleja, hyväksyntäkäytäntöjä, tiimiä, toimittajia, laskuja ja maksuja. |
AP clerk (Ostoreskontran hoitaja) | Päivittäinen laskujen käsittely — lisää, muokkaa, tiliöi ja katselmoi laskuja sekä hallitse toimittajia. Ei voi hyväksyä laskuja, vapauttaa maksuja tai muuttaa asetuksia. |
Approver (Hyväksyjä) | Katselmoi ja tiliöi laskuja sekä hyväksyy tai hylkää hänelle ohjatut laskut. Ei voi lisätä laskuja, hallita toimittajia tai maksaa. |
Payer (Maksaja) | Vapauttaa maksuja hyväksytyille laskuille. |
Viewer (Katselija) | Pelkkä lukuoikeus — näkee kaiken, ei voi tehdä toimenpiteitä. |
Käyttöoikeudet pähkinänkuoressa
Ominaisuus | Admin | AP clerk | Approver | Payer | Viewer |
Lisää ja muokkaa laskuja | Kyllä | Kyllä | — | — | — |
Tiliöi ja katselmoi | Kyllä | Kyllä | Kyllä | — | — |
Hyväksy laskuja | Kyllä | — | Kyllä | — | — |
Vapauta maksuja | Kyllä | — | — | Kyllä | — |
Hallitse toimittajia | Kyllä | Kyllä | — | — | — |
Muuta asetuksia ja rooleja | Kyllä | — | — | — | — |
Tarkastele kaikkea | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
Anna kullekin henkilölle vain sen verran käyttöoikeuksia kuin hän tarvitsee. Vain Admin ja Payer voivat vapauttaa maksuja, joten pidä nämä kaksi roolia tarkasti rajatussa piirissä.
Miten Payables-roolit toimivat yhdessä tiiminjäsenten käyttöoikeuksien kanssa
Maksun vapauttamiseksi henkilöllä on oltava siihen oikeus molemmissa paikoissa:
Hänen Payables-roolinsa on oltava Admin tai Payer, ja
hänen wamo-tiiminjäsenen käyttöoikeutensa on sallittava rahan lähettäminen. Employee- sekä Manager & Accountant -tason tiiminjäsenet eivät voi lähettää rahaa tililtä — katso [Linkki: Tiimin hallinta].
Käytännössä:
Tiimin jäsen, jolla on Employee-käyttöoikeus ja josta tehdään Payables-osiossa Admin tai Payer, voi tehdä kaiken mitä kyseinen rooli sallii — lukuun ottamatta maksun vapauttamista.
Director-tason käyttäjä, josta tehdään Payables-osiossa Viewer, näkee jokaisen laskun, mutta ei voi hyväksyä tai maksaa niistä yhtäkään.
Usein kysytyt kysymykset
Kuka voi muuttaa jonkun Payables-roolia?
Vain Admin Payables-asetuksissa.
Voiko hyväksyjä (Approver) hyväksyä itse lähettämänsä laskun?
Kyllä. Jos haluat toisen henkilön kuittaavan sen, rakenna tämä vaatimus hyväksyntäkäytäntöihisi.
Voiko hyväksyjä muuttaa laskua ennen sen hyväksymistä?
Hyväksyjä voi katselmoida ja tiliöidä laskun ja sen jälkeen hyväksyä tai hylätä sen. Poimittujen tietojen muokkaamisen tekee Admin tai AP clerk — katso [Linkki: Miten katselmoin ja muokkaan laskua ennen sen lähettämistä?].