Payables-ominaisuuden määrittäminen on kertaluonteinen tehtävä tiimin jäsenelle, jolla on Admin (pääkäyttäjä) -rooli Payables-osiossa. Kun määritys on tehty, kaikki työskentelevät samojen roolien, sääntöjen ja sähköpostilaatikon mukaisesti. Suosittelemme vahvasti roolien ja käyttöoikeuksien tarkistamista Payables-asetuksista ennen kuin tiimisi aloittaa, jotta säännöt vastaavat yrityksesi toimintatapoja.
Ennen kuin aloitat
Seuraavista asioista on hyötyä:
Aktiivinen wamo-yritystili, jossa on tili, jolta voit maksaa laskuja.
Kollega(t), jotka tulevat käyttämään Payables-osiota, valmiina lisättäväksi tiimin jäseniksi.
Käsitys hyväksyntäsäännöistäsi — esimerkiksi siitä, kenen tulee hyväksyä suuremmat laskut.
Määritä Payables viidessä vaiheessa
Avaa Payables. Valitse wamo-verkkosovelluksen vasemmasta navigaatiovalikosta Payables.
Tarkista roolit ja käyttöoikeudet. Lisää kohdassa Settings (Asetukset) henkilöt, jotka tulevat käsittelemään laskuja, ja anna kullekin rooli — Admin (pääkäyttäjä), AP clerk (ostoreskontran hoitaja), Approver (hyväksyjä), Payer (maksaja) tai Viewer (katselija) — jotta kriittiset maksutoiminnot pysyvät hallinnassa. Katso [Linkki: Payables-roolit ja käyttöoikeudet: kuka voi tehdä mitäkin].
Luo hyväksyntäkäytäntösi. Lisää edelleen kohdassa Settings säännöt, jotka määrittävät, mitkä laskut hyväksytään automaattisesti ja mitkä vaativat katselmointia. Siihen asti, kunnes teet tämän, jokainen lasku odottaa pääkäyttäjän (Admin) hyväksyntää. Katso [Linkki: Miten luon hyväksyntäkäytäntöjä?].
Määritä ostoreskontran sähköposti (AP inbox). Kopioi ostoreskontrasi osoite ja määritä sähköpostin edelleenlähetys, jotta laskut virtaavat suoraan Payables-osioon luonnoksina. Katso [Linkki: Miten ostoreskontran sähköposti toimii? Laskujen edelleenlähetys sähköpostitse].
Lisää toimittajasi. Lisää heidät etukäteen tai anna AP Trust Agent -tekoälyn luoda toimittajaluonnoksia sitä mukaa kun laskuja saapuu, ja täydennä heidän tietonsa myöhemmin. Katso [Linkki: Miten hallitsen toimittajia Payables-osiossa?].
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsenko tietyn tilauspaketin?
Et. Payables sisältyy kaikkiin wamo-paketteihin.
Voinko käyttää Payables-osiota puhelimellani?
Käytä wamo-verkkosovellusta tietokoneella. Mobiilisovelluksen Payables-ominaisuus on vielä kehitteillä.
Saavatko nykyiset tiimini jäsenet automaattisesti oikeat käyttöoikeudet?
Payables-osiolla on omat roolinsa, jotka määritetään Payables-asetuksissa, ja ne ovat erillään yleisistä wamo-tiiminjäsenten käyttöoikeuksista (Director, Manager & Accountant, Employee). Tarkista ne ennen aloittamista — katso [Linkki: Payables-roolit ja käyttöoikeudet: kuka voi tehdä mitäkin].
Täytyykö minun lisätä jokainen toimittaja ennen aloittamista?
Ei. Toimittajat voidaan luoda automaattisesti ensimmäisestä heidän lähettämästään laskusta, ja täydennät heidän tietonsa, kun kohdistat heidät laskulle.