Le regole di approvazione definiscono quali fatture vengono approvate automaticamente e quali richiedono la firma di una persona. wamo applica le tue regole a ogni fattura, quindi una volta impostate, nulla viene pagato senza l'approvazione richiesta. Le regole vengono create e modificate da un Amministratore nelle Impostazioni di Contabilità fornitori.
Se non hai creato alcuna regola, ogni fattura rimane in attesa dell'approvazione di un Amministratore. Questo è un ottimo modo per iniziare mentre il tuo team prende confidenza con la sezione Contabilità fornitori.
Creare una regola
Nelle Impostazioni, controlla le regole esistenti o seleziona Aggiungi nuova, quindi:
Dai un nome alla regola. Un nome chiaro rende più semplice la gestione futura. La modalità di creazione guidata in formato frase mostra la regola con un linguaggio semplice man mano che la componi.
Imposta la condizione. Scegli un campo come Importo, seleziona un operatore di confronto — ad esempio maggiore o uguale a — e inserisci un valore. Lo strumento di creazione mostra tutti i campi e gli operatori a tua disposizione.
Scegli cosa succede. Seleziona Aggiungi approvazione e scegli un approvatore, oppure seleziona Approvazione automatica se tale condizione non richiede alcuna firma.
Imposta la priorità. Se una fattura può corrispondere a più di una regola, la priorità impostata stabilisce quale applicare.
Esempio. Per richiedere l'approvazione sulle fatture di importo più elevato: imposta il campo su Importo, scegli maggiore o uguale a e inserisci 2.000. Poi seleziona Aggiungi approvazione e scegli l'approvatore — ad esempio Avery. Qualsiasi fattura pari o superiore a 2.000 € richiederà ora l'approvazione di Avery prima di poter essere pagata.
Approvazione automatica
Seleziona Approvazione automatica per una condizione quando non desideri alcuna approvazione — utile per fatture affidabili, di scarso valore o ricorrenti che soddisfano una regola definita.
Se gestisci l'azienda da solo, una regola di approvazione automatica consente alle fatture di passare direttamente a Pronto per il pagamento una volta controllate.
Domande frequenti
Quali condizioni posso usare? Lo strumento di creazione delle regole nelle Impostazioni elenca ogni campo e operatore disponibile, permettendoti di combinarli in base al tuo processo.
Cosa succede se una fattura corrisponde a più di una regola? Si applica la regola con la priorità più alta. Puoi impostare la priorità quando crei o modifichi le regole.
Cosa succede se una fattura non corrisponde ad alcuna regola? Rimarrà in attesa dell'approvazione di un Amministratore.
Un approvatore può approvare la propria fattura? Sì. Se desideri che sia una seconda persona ad approvarla, crea una regola che reindirizzi quelle fatture a un approvatore diverso.
Riceverò una notifica quando una fattura richiede la mia approvazione? Non ancora — le notifiche sono in fase di sviluppo. Controlla la scheda Da approvare ogni volta che accedi a wamo.