Apri qualsiasi fattura dall'elenco per verificare i dettagli estratti accanto al documento originale. Il controllo prima dell'invio serve a garantire che l'agente abbia acquisito tutto correttamente, mantenendo registri, analisi sui fornitori e traccia di controllo accurati prima che venga effettuato qualsiasi spostamento di denaro.
Controlla la scheda Panoramica
Accanto all'anteprima della fattura, conferma che ogni valore estratto corrisponda al documento:
Nome del fornitore e relativi dati
Numero di fattura
Data di emissione e data di scadenza
Subtotale e totale
Voci di spesa
Quando i valori estratti corrispondono al documento originale, invia la fattura. L'invio fa passare la fattura nel tuo flusso di approvazione; che venga poi approvata automaticamente o che rimanga in attesa di un approvatore dipende dalle tue regole — vedi [Link: Come posso creare le regole di approvazione?].
Modifica i dettagli estratti
Seleziona Clicca per modificare in alto a destra per aprire l'editor. Da lì puoi:
Correggere il numero e la descrizione della fattura.
Modificare le voci di spesa esistenti e i totali.
Usare Aggiungi voce di spesa quando la fattura contiene più dettagli di quanti ne siano stati acquisiti.
Seleziona Salva al termine. La modifica viene effettuata da un Amministratore o da un addetto AP — vedi [Link: Ruoli e permessi in Contabilità fornitori: chi può fare cosa].
Correggi la bozza prima di inviarla. Questi valori alimentano le cifre sulla spesa dei fornitori, i saldi aperti e la traccia di controllo.
Controlla la scheda Trust & Compliance
Prima di inviare, dai un'occhiata alla scheda Trust & Compliance. Mostra il livello di affidabilità attribuito dall'agente a ciò che ha letto e il risultato di ogni controllo automatico. Se un controllo segnala un avviso, la fattura viene bloccata con lo stato Informazioni mancanti fino alla risoluzione del problema — vedi [Link: Trust & Compliance: come wamo controlla ogni fattura].
Controlla la scheda Cronologia
La scheda Cronologia mostra quando è stata creata la fattura, ogni modifica di stato e qualsiasi modifica successiva. Offre ai revisori e agli approvatori il contesto completo prima di agire e fa parte della traccia di controllo.
Domande frequenti
Cosa dovrei controllare per primo? Il totale, la data di scadenza e il fornitore. Questi tre elementi determinano chi approva la fattura, quando deve essere pagata e dove vanno a finire i soldi.
Un approvatore ha rifiutato la mia fattura. Cosa faccio adesso? Apri la fattura, controlla la scheda Cronologia e parla con l'approvatore su cosa occorre modificare. Se hai bisogno di aiuto, contattaci tramite la chat integrata nell'app.
Non ho più bisogno di pagare una fattura. Annullala. Una fattura annullata passa allo stato Annullata e non verrà pagata.