L'Agente AP Trust non si limita a leggere le tue fatture — le controlla. Apri la scheda Trust & Compliance su qualsiasi fattura per vedere il livello di affidabilità attribuito dall'agente e il risultato di ciascun controllo automatico. Un avviso blocca la fattura in modo che una persona possa esaminarla prima che possa essere pagata.
I controlli eseguiti dall'agente
Controllo | Cosa verifica l'agente |
Corrispondenza fornitore | Che la fattura sia collegata a un fornitore già salvato sul tuo conto. La maggior parte delle fatture scansionate viene collegata automaticamente; i fornitori nuovi o non chiari vengono assegnati da te. |
Dettagli di pagamento | Le informazioni bancarie e di pagamento presenti sulla fattura. |
Controllo del beneficiario (VoP / CoP) | Verification of Payee, chiamata anche Confirmation of Payee — verifica che il nome del beneficiario corrisponda ai dati del conto bancario sulla fattura. |
Rilevamento anomalie | Importi insoliti, possibili fatture duplicate e qualsiasi elemento al di fuori del tuo modello ordinario. |
Come funziona l'associazione del fornitore
Quando una fattura viene scansionata, wamo tenta di collegarla a un fornitore esistente utilizzando i dettagli presenti sulla fattura. Se c'è una sola corrispondenza chiara, il fornitore viene collegato per te.
Assegni tu stesso il fornitore quando:
il fornitore è nuovo sul tuo conto,
c'è più di una possibile corrispondenza, oppure
hai creato la fattura manualmente.
Il passaggio di assegnazione precompila la maggior parte dei dettagli e, una volta salvato un fornitore, le sue fatture future verranno collegate automaticamente.
Livelli di affidabilità e avvisi
Ogni fattura mostra un livello di affidabilità che riflette l'attendibilità dei dati estratti e dei controlli. Più basso è il livello di affidabilità, più attentamente dovresti confrontare la fattura con il documento originale prima di inviarla.
Quando tutti i controlli vengono superati, la fattura prosegue verso l'approvazione.
Quando un controllo segnala un avviso — un beneficiario non corrispondente, dettagli di pagamento mancanti o un possibile duplicato — la fattura viene bloccata con lo stato Informazioni mancanti, in modo che una persona possa esaminarla e risolvere il problema. Nel frattempo non viene effettuato alcun pagamento.
Cosa fare quando una fattura è bloccata come Informazioni mancanti
Apri la fattura e vai alla scheda Trust & Compliance per vedere quale controllo ha generato l'avviso.
Risolvi la causa — assegna o correggi il fornitore, aggiungi i dettagli di pagamento mancanti o annulla un duplicato.
Controlla di nuovo la fattura e inviala normalmente.
Domande frequenti
Una fattura autentica è stata segnalata come possibile duplicato. Confronta le due fatture. Se il numero di fattura, l'importo e la data differiscono, non si tratta di un duplicato — verifica che i dettagli siano corretti e prosegui. Se hai dubbi, contattaci tramite la chat integrata nell'app.
I dati bancari del mio fornitore sono cambiati e il controllo del beneficiario non è riuscito. Conferma i nuovi dati con il fornitore utilizzando un numero di telefono o un contatto già in tuo possesso — mai i dati presenti sulla nuova fattura stessa — quindi aggiorna il suo profilo. Vedi [Link: Come posso gestire i fornitori in Contabilità fornitori?].